Efni.
- Þú getur gert það!
- Skref 1: Ákveðið skráarsamsetningu
- Skref 2: Búðu til möppur í Google Drive
- Skref 3: Digital Dusting
- Skref 4: Færa skrár og möppur í Drive
- Hvað um að deila mér?
- Helstu ráð fyrir Google Drive!
- Stjörnuskrám til að fá skjótan aðgang í Google Drive
- Árangur! Þú skipulagðir Google Drive!
Jonathan Wylie er stafrænn námsráðgjafi sem hefur ástríðu fyrir að hjálpa öðrum að fá sem mest út úr tækninni.
Þú getur gert það!
Það er kominn tími til að skipuleggja Google Drive. Þú hefur verið að fresta því í marga mánuði og hlutirnir hafa farið úr böndunum. Það verður erfiðara að finna skrárnar sem þú þarft með leitarstikunni og óreiðan sem þú bjóst til er farin að pirra þig alvarlega. Ef þetta hljómar kunnuglega ertu kominn á réttan stað. Þessi skref fyrir skref leiðarvísir er hannaður til að koma þér á réttan kjöl og koma skipulagi á óreiðuna. Byrjum.
Skref 1: Ákveðið skráarsamsetningu
Áður en þú kafar fyrst í að búa til möppur og færa skrár um þarftu að hugsa um hvernig hugsjón skráargerð þín gæti litið út. Með öðrum orðum, hvernig mun það líta út þegar þú ert búinn? Margir finna gildi í því að teikna þetta út á pappír eða nota hugtakstæki eins og MindMaster.io til að búa til flæðirit af möppunum sem þú þarft og hvernig þeim verður háttað.
Fullunnin vara mun innihalda efstu eða rótar möppur sem og mörg lög af undirmöppum. Möppur eru mikilvægar vegna þess að þær eru skipulagsheildin sem þú munt nota til að flokka skrárnar þínar, en þú vilt ekki búa til meira en þú þarft, sérstaklega á efsta stigi. Því fleiri möppur sem þú ert með á efsta stigi, því fyrirferðarmeiri verður það til lengri tíma litið, svo hugsaðu um heildarmyndina. Hver er minnsti fjöldi möppna sem þú gætir notað til að flokka stafrænt líf þitt?
Sem hluti af hugarkortunarferlinu skaltu íhuga að bæta við möppu sem heitir My Archive. Þetta er frábær staður til að færa skrár sem eiga ekki lengur við en þú vilt ekki eyða þeim ef þú þarft að vísa til þeirra síðar. Þessi mappa ætti ekki að vera varpstöð fyrir allt sem passar ekki inn í nýja skráargerð þína. Gefðu því smá röð með því að búa til undirmöppur eftir dagsetningu eða eftir efni, annars fer það fljótt úr böndunum.
Skref 2: Búðu til möppur í Google Drive
Nú þegar hugsanleg skráargerð þín er kortlögð er kominn tími til að búa til möppurnar sem þú þarft í Google Drive. Það er mikilvægt að viðurkenna á þessum tímapunkti að þú gætir þegar verið með möppur í Google Drive og það er í lagi. Láttu þá vera þar sem þeir eru í bili og haltu áfram og búðu til möppurnar sem þú áætlaðir í fyrsta skrefi. Byrjaðu á efstu möppunum og farðu síðan dýpra og búðu til allar undirmöppurnar.
Til að auðveldara sé að finna nýju möppurnar þínar geturðu sett punkt eða núll fyrir framan nafn möppunnar. Þetta flettir þeim sjálfkrafa upp efst á skráargerðinni þinni í hliðarstikunni vegna þess að Google raðar þessum möppum í stafrófsröð. Þú getur líka hægrismellt á hvaða möppu sem er og valið lit fyrir hana. Þetta er frábær leið til að merkja möppurnar sem þú býrð til á sjónrænan hátt og hjálpa þér að finna þær sem þú ert að leita að. Sumir bæta jafnvel emoji við heiti möppunnar til að auka einhvern persónuleika. Þú getur gert það fljótt úr farsíma eða afritað og límt tákn frá emojipedia.org.
Þegar þú býrð til möppurnar þínar skaltu reyna að hugsa um skýran nafngift sem lýsir nákvæmlega innihaldi möppunnar og er hægt að nota hana stöðugt á Google Drive þínu. Þú þarft að vita nákvæmlega hvar skrár þínar eru staðsettar svo þú skalt ekki gera þær tvíræðar eða endurtaka möppunöfn yfir skjalakerfið þitt því það verður fljótt ruglingslegt og kostar þig tíma þegar þú grefur í gegnum margar möppur að leita að skránni sem þú þarft.
Skref 3: Digital Dusting
Líttu á þetta skref sem valfrjálst, en þú gætir viljað taka nokkrar mínútur og gera stafrænt ryk. Markmiðið hér er að fækka skrám svo að þú hafir aðeins það sem þú þarft. Ef þú eyðir gömlum skrám núna verðurðu minna að vinna með þegar þú byrjar að færa hlutina inn í nýskipulagða skráargerð þína, svo það ætti að spara þér tíma.
Sannleikurinn er sá að allir eru með skrár á Google Drive sem þjóna ekki lengur neinum tilgangi. Til dæmis bý ég oft til Google skjöl og renna þilfar til kynningaraðgerða þegar ég er að þjálfa fólk um hvernig á að nota Google vörur. Að lokum stíflast þessar draugaskrár bara Drive minn, en ef ég nota leitarstikuna á Google Drive til að leita að „demo“ eða „untitled“ sem skráarheiti get ég fljótt fundið skrárnar sem þarf miða til ruslið.
Frábær leið til að taka þetta skrefinu lengra er að nota háþróaða leitarmöguleika sem eru innbyggðir í Google Drive. Smelltu einfaldlega á örina til hægri við leitarstikuna til að finna margs konar leitarskilyrði sem þú getur notað til að útrýma ruslinu frá Drive þínu. Til dæmis gætirðu stillt síu til að finna allar PDF skjöl á Google Drive þínu. Þú getur líka síað eftir eiganda skjalsins eða skoðað hvaða skrár þú hefur skoðað nýlega.
Skref 4: Færa skrár og möppur í Drive
Þetta er þar sem hin raunverulega vinna byrjar. Það er kominn tími til að færa allar skrárnar þínar í möppurnar þar sem þær eiga heima. Í fyrsta lagi þarftu að velja skrárnar sem þú vilt færa. Þú getur valið eina skrá eða möppu með því að smella á hana. Þú getur valið margar skrár með því að smella og draga úrval eða með því að smella á eina og halda síðan niðri Ctrl takkanum, (Cmd lykill fyrir Mac) og smella síðan á aðrar skrár sem þú vilt bæta við þennan hóp. Næst skaltu flytja skrárnar til nýrra heimkynna með einni af aðferðunum hér að neðan:
- Þú getur dregið og sleppt skrám í möppu í aðalglugganum eða í möppu í hliðarstikunni vinstra megin á skjánum.
- Hægri smelltu á völdu skrárnar þínar og veldu Færa til, til að opna skjalavalið og velja möppu sem þú vilt færa skrárnar í.
- Smelltu á punktana þrjá efst í hægra horninu og veldu Færa í til að velja möppu sem þú vilt færa skrárnar í.
Ef þú býrð til nýja Google skrá eða opnar núverandi skrá skaltu leita að möpputákninu til hægri við titil skjalsins. Smelltu á þetta tákn til að opna skjalavalið og velja nýtt heimili. Þú getur líka smellt á File> Move, til að ná því sama.
Ef þú vilt setja sömu skrá í fleiri en eina möppu geturðu notað Drive flýtileiðir. Eins og flýtileið á skjáborði vísar Drive flýtileið til baka á upprunalega staðsetningu skjalsins. Svona á að setja það upp:
- Færðu skrána í upprunalegu möppuna sem þú vilt að hún búi í
- Hægri-smelltu á skrána og veldu, Bættu flýtileið við Drive
- Næst skaltu fletta að öðrum stað þar sem þú vilt að skráin birtist og smelltu síðan á Bæta við flýtileið.
Þú getur bætt við eins mörgum flýtivísum á Drive og þú þarft og þú getur fengið aðgang að upprunalegu skránni um flýtileið eða upprunalegu staðsetningu.
Önnur leið til að skipuleggja Google Drive er að nota skjáborðsforritið. Ekki allir vita að skjáborðsútgáfan er til en hún er fáanleg ókeypis fyrir Mac eða PC. Google hefur tvær útgáfur af Google Drive fyrir skjáborðið. Drive File Stream er mælt með því fyrir fólk með Google reikning sem fyrirtækið þitt eða skólinn gaf út, en mælt er með Backup og Sync fyrir alla aðra. Þú getur fundið krækju til að hlaða niður skjáborðsforritunum með því að smella á tannhjólstáknið efst í hægra horninu á Google Drive.
Ástæðan fyrir því að sumir kjósa að skipuleggja skrár sínar með skjáborðsforritinu í Google Drive er vegna þess að það setur þig í skjalastjórnunarumhverfi sem þú ert líklega búinn að þekkja. Þegar það er sett upp yfirborð það yfir allar Google Drive skrár þínar í Finder glugga fyrir Mac notendur eða í File Explorer glugga fyrir PC notendur. Héðan geturðu búið til nýjar möppur og dregið og sleppt hlutum á sama hátt og þú myndir gera með aðrar skrár sem eru geymdar á tölvunni þinni.
Hvað um að deila mér?
Margir telja sig þurfa að skipuleggja Shared With Me skrár sínar vegna þess að þeir þola ekki ringulreiðina og ringulreiðina sem þeir sjá í hvert skipti sem þeir koma hingað. Sá kostur er þó ekki til. Ekki er hægt að skipuleggja þessar skrár eins og My Drive og skrárnar verða áfram þar til þú fjarlægir þær handvirkt. Núna geturðu aðeins skipulagt Google Drive skrár sem þú átt.
Ef þetta er pirrandi fyrir þig, reyndu að hugsa um Shared With Me sem síu. Það er einfaldlega leið til að sýna skrárnar sem hefur verið deilt með þér. Ekkert meira, ekkert minna. Ef einhver deilir með þér skrá sem þú vilt láta fylgja með í Drive Drive uppbyggingunni þinni, geturðu hægrismellt á hana og notað Drive Flýtileiðir til að bæta henni við möppu að eigin vali. Það færir það ekki úr Shared With Me, en það gefur þér möguleika á að taka það með eigin skjölum ef það er mikilvægt fyrir þig.
Ef þú vilt fjarlægja skrár úr Shared With Me, einfaldlega hægrismelltu á skrána og veldu Fjarlægja. Þetta eyðir ekki skránni en það mun fjarlægja hana af listanum þínum deilt með mér. Upprunalegi eigandinn og allir aðrir þátttakendur í þessari skrá munu áfram hafa aðgang að þessari skrá.
Helstu ráð fyrir Google Drive!
Stjörnuskrám til að fá skjótan aðgang í Google Drive
Þegar þú stjörnumerkir skrá ertu í raun að setja bókamerki á hana svo að þú finnir hana fljótt. Stjörnumerktar skrár er hægt að nálgast með því að smella á stjörnumerktan valkostinn í hliðarstikunni á Google Drive. Þessar skrár búa enn í möppunum sem þeim er úthlutað, en þær eru síaðar og flettir upp til að fá meiri sýnileika í Stjörnumerktum hluta Google Drive þinnar. Þú getur hægrismellt á hvaða skrá eða möppu sem er til að bæta henni við stjörnumerkt eða valið skrá og ýtt á S á lyklaborðinu til að gefa henni stjörnu.
Stjörnur eru best fráteknar fyrir skrárnar sem þú notar aftur og aftur, en notkun Starred fylgir nokkurri ábyrgð vegna þess að þú getur ekki skipulagt það. Þetta svæði getur fljótt farið úrskeiðis með skrám sem nýtast þér ekki eins og þær voru einu sinni, svo þú þarft að fara yfir stjörnumerktu skrárnar þínar á nokkurra vikna fresti til að ganga úr skugga um að skrárnar sem eru þar séu enn viðeigandi fyrir þig. Þú getur fjarlægt stjörnu á sama hátt og þú bættir við stjörnu.
Árangur! Þú skipulagðir Google Drive!
Það fer eftir því hversu margar skrár þú hefur, það getur tekið nokkurn tíma að skipuleggja Google Drive. En með kerfisbundinni nálgun sem þessari geturðu tekið stjórnina. Þú getur endurheimt nokkra röð og skipulagt framtíðina. Það þarf aga til að viðhalda kerfi sem þessu, en ef þú villist einhvern tíma af skipulagsbrautinni geturðu alltaf komið aftur að þessari leiðbeiningu næst þegar Google Drive þitt þarf vorhreinsun.
